Procesoptimalisatie korte keten

Workflow

"Volle gas vooruit" is het motto van heel wat korteketenproducenten. Stilstaan en uitzoomen, het ligt wellicht niet in je aard. Toch kan het interessant zijn om je structurele kosten en workflow eens in kaart te brengen. Met kleine aanpassingen in je processen boek je misschien wel grote winsten.

Je arbeid innovatief organiseren, je interne werkprocedures aanpassen en verspilling elimineren zorgen voor een efficiëntere organisatie van je productie en verkoop. En dat verstevigt je marktpositie in het korteketennetwerk! Gedurende tweeënhalf jaar begeleidden POM West-Vlaanderen en Inagro 45 kleinschalige voedingsproducenten. Wat we daaruit leerden, verzamelden we in beknopte fiches, handige rekenbladen en inspirerende filmpjes van collega-producenten.

Strategische beslissingen vereenvoudigen

Doorheen je werking neem je honderden beslissingen. Dat doe je om verkoopcijfers op korte termijn te stimuleren, maar ook om je bedrijf naar de marktpositie te brengen die jij wil. Tot nu toe nam je die beslissing misschien vaak intuïtief of op basis van gesprekken met anderen. Wij reiken je handvaten aan om beslissingen voortaan doordacht te nemen.

  • KPI’s definiëren

    KPI’s of kritische prestatie-indicatoren meten de prestaties van belangrijke processen in je bedrijf. Aan de hand van deze parameters zie je snel of je processen goed verlopen en waar eventueel ruimte voor verbetering is. Ze geven nuttige informatie om je strategie bij te sturen, doelen te definiëren en de vooruitgang op te volgen.

  • Terugverdientijd van je investering berekenen

    Overweeg je te investeren, dan weet je beter op voorhand over hoeveel tijd je de investering terugverdient en of die dus zijn geld waard is. Hiervoor moet je de ‘terugverdientijd’ berekenen. Zo kan je verschillende opties bovendien gemakkelijk met elkaar vergelijken. Die met de kortste terugverdientijd is het interessantst.

     

  • De beste leveranciers kiezen

    Goede leveranciers zijn cruciaal voor een succesvolle onderneming. Hun kwaliteit heeft een directe impact op de producten en diensten die jij aflevert. Om je klanten tevreden te stellen – en te houden – moet je dus kwaliteit aangeleverd krijgen. Bovendien is een tijdige en correcte levering bepalend voor de efficiëntie van je productie en de rendabiliteit van je bedrijf. Het is dus een goed idee om je leveranciers regelmatig te beoordelen en je zo te omringen met de beste partners.

     

  • Optimale prijszetting bepalen

    De juiste prijs is een krachtige hefboom om je winst te maximaliseren. Je wil een interessante winstmarge zetten, maar te hoge prijzen halen de verkoop dan weer naar beneden. Het evenwicht vinden tussen prijs en kwaliteit is dus de boodschap. Je ontdekt de verschillende prijsstrategieën mét concrete rekentips in onze fiches.

  • Sociale media benutten als marketingplatform

    Via sociale media hou je contact met bestaande klanten en trek je nieuwe mensen aan. Je deelt weetjes, nieuwigheden in je aanbod of gewoon een leuke foto. Zo krijgt je bedrijf een gezicht en zien mensen je winkel geregeld voorbijkomen tijdens het scrollen. Het is dus een plaats waar je een breed publiek bereikt. Helemaal gratis bovendien.

Verspilling elimineren

Bij verspilling denk je misschien aan de verkwisting van geld, tijd, voeding of verpakking. Wist je dat er wel negen verspillingsvormen zijn? Het zijn handelingen of activiteiten die geen meerwaarde bieden en waarvoor de klant niet bereid is te betalen of te wachten. Onze fiches helpen je die verspillingen te identificeren en te elimineren.

  • Verspillingen zien en elimineren

    Om je interne werking en processen te optimaliseren, moet je focussen op waardecreatie. Handelingen of activiteiten die geen meerwaarde bieden voor de klant en waarvoor die niet bereid is te betalen of te wachten, moet je elimineren of beperken. Om verspilling in jouw bedrijf te ontdekken, bekijk je je processen met een kritische blik.

     

  • Bewegingsverspilling in je productie uitschakelen

    Als je medewerkers zich nodeloos verplaatsen, kost dat energie en tijd. Alle tijd die je nodig hebt om materialen te halen of te zoeken, kan je namelijk niet gebruiken om toegevoegde waarde te creëren. Bewegingsverspilling heeft daardoor een directe negatieve impact op je werkefficiëntie, je productiviteit. Ook de ergonomie kan eronder lijden, met overbelasting van spieren of rugproblemen als resultaat. Bewegingsverspilling voorkomen is dus de boodschap.

  • Het transport in je bedrijf beperken en optimaliseren

    Elke verplaatsing van grondstoffen of producten, zowel intern als extern, kost tijd en geld. Bovendien verhoogt het de risico’s op beschadiging en voegt het geen waarde toe aan je product of dienst. Transport volledig uitschakelen kan meestal niet, het beperken en optimaliseren wel.

  • Het bestelproces optimaliseren

    Bestellingen komen via allerlei kanalen binnen. Denk aan telefoon, e-mail, Whatsapp, Messenger of het contactformulier op je website. Naast de winkel zijn er nog de B2B-bestellingen. En velen hebben nu ook al een webshop, al dan niet met online betaling. Alle bestellingen centraliseren, verwerken en de betalingen opvolgen vraagt tijd... heel veel tijd! Wil je je bestelproces optimaliseren, dan analyseer en verbeter je best alle stappen in het proces. We leggen je uit hoe je dat aanpakt.

Je productie innovatief organiseren

De productie is het kloppende hart van je korteketenverkoop. Om je productieproces zo efficiënt mogelijk aan te sturen heb je een bepaalde productiestrategie nodig. Die bepaalt wat, wanneer en hoeveel je produceert. Een goed voorraadbeheer is daarbij essentieel. De aankoop, opslag, financiering en eventuele verliezen kosten geld. Tegelijk heb je een bepaald voorraadniveau nodig om je bedrijf te laten draaien.

  • Je ideale productiestrategie bepalen

    Om je productieproces zo efficiënt mogelijk aan te sturen heb je een bepaalde productiestrategie nodig. Die bepaalt wat, wanneer en hoeveel je produceert. De push-strategie is gestuurd door het aanbod, waarbij je je product doorheen je productieproces naar de eindklant ‘duwt’. De pull-strategie is gestuurd door de vraag, waarbij de eindklant je product doorheen je proces ‘trekt’.

  • Voorraad uitgekiend beheren

    Voorraad is het geheel van grondstoffen, halffabricaten en afgewerkte producten nodig voor de productie, het voldoen van orders en voor het onderhoud van installaties. De aankoop, opslag, financiering of eventueel verlies/ beschadiging kost geld. Tegelijk heb je een bepaald voorraadniveau nodig om je bedrijf te laten draaien. Een goed evenwicht tussen voldoende en niet te veel voorraad is van cruciaal belang.

     

  • First In, First Out toepassen

    Je voorraad beheren doe je enerzijds door het juiste voorraadniveau te bepalen en anderzijds door je voorraad in je magazijn te roteren. Vooral in de voedingssector is het belangrijk dat producten niet over datum gaan. Er bestaan verschillende systemen om te bepalen welke voorraad van een specifiek product als eerste het magazijn verlaat. Met de juiste techniek vermijd je kosten, bespaar je tijd en reduceer je voedselverspilling.

Orde scheppen in je werkplek

Vindt iedereen op elk moment vlot wat hij of zij nodig heeft? Dan wordt het werk aangenamer, verliezen je medewerkers minder tijd en worden er minder fouten gemaakt. Je klant ervaart dat als efficiëntie, zekerheid en een kwaliteitsbelofte.

Samenwerking verbeteren

Voor kleinschalige familiebedrijven met een klein team lijkt een grondige planning misschien bijkomstig. Zij laten zich leiden door hun buikgevoel en routines. Toch kan met kleine ingrepen de samenwerking verbeteren om grote winsten te boeken. En dat hoeft helemaal niet veel geld te kosten...

  • Efficiëntie brengen met doeltreffende werkinstructies

    Werkinstructies zijn instructies die gebruikers toelaten specifieke activiteiten en taken zelfstandig uit te voeren. Ze hebben betrekking op processen, machines en apparatuur. Een goede werkinstructie is zo geschreven dat elke gebruiker die het werk moet uitvoeren, de opdracht begrijpt en het werk meteen zelfstandig kan doen. De instructie is dus duidelijk en onmiddellijk toepasbaar.

  • Duidelijkheid scheppen met functie- of rolbeschrijving

    Een formele beschrijving voor elke rol of functie lijkt in een kleine onderneming misschien overkill. Toch is dit een waardevolle stap om de verantwoordelijkheden van medewerkers duidelijk af te bakenen. Is er geen heldere rolverdeling, dan worden sommige activiteiten niet of onvoldoende uitgevoerd of zijn twee personen met hetzelfde werk bezig. Het laat je als bedrijfsleider ook toe zaken te delegeren naar sleutelfiguren in je organisatie. Zo ondersteun je de groei van je bedrijf of garandeer je een vlotte overname naar een volgende generatie.

     

  • Iedereen engageren via formeel overleg

    Kleine organisaties communiceren vaak informeel en ad hoc. Daarbij loop je het risico dat niet al je medewerkers de nodige info krijgen. Het gebrek aan hiërarchie binnen de vlakke bedrijfsstructuur is bovendien een drempel voor zaakvoerders om hun medewerkers aan te spreken op fouten of verbeterpunten voor te leggen. Een formeel overleg biedt oplossingen.

  • Goede planning realiseren

    Voor kleinschalige familiebedrijven met een klein team lijkt een grondige planning misschien bijkomstig. Zij laten zich leiden door hun buikgevoel en routines. Toch is plannen de beste manier om efficiëntie en continuïteit te garanderen. Je slaat geen belangrijke stappen over en als iemand uitvalt, weet zijn of haar vervanger precies wat doen.

Vragen over jouw werkprocessen?

Contacteer je vertrouwde adviespartner.

bannersprong

Het plattelandsontwikkelingsproject SPRONG (Stroomlijnen Processen & Rendement Optimalisatie leidt tot beter Netwerk & Groei) kwam tot stand met steun van VLM, de Provincie West-Vlaanderen en het ELFPO, Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland.

Wekelijks onafhankelijk nieuws en persoonlijke uitnodigingen in je mailbox. Op jouw maat.