Hoe kan ik efficiënter werken op mijn bedrijf?
Je arbeid innovatief organiseren, je interne werkprocedures aanpassen en (tijds-)verspilling elimineren zorgen voor een efficiëntere organisatie op jouw bedrijf.
Stilstaan en uitzoomen, het ligt wellicht niet in je aard. Toch kan het interessant zijn om je workflow eens in kaart te brengen. Met kleine aanpassingen en onderstaande tijdbesparende tips boek je misschien wel grote winsten.
To do-lijst en planning
Maak een lijst van de uit te voeren taken en neem vervolgens de tijd om een realistische planning op te maken per dag of of op weekbasis. Hou rekening met alles wat een invloed kan hebben op het verloop van die dag of week. Noteer dus ook afspraken met bijvoorbeeld de dierenarts, een oudercontact van je kinderen of een belangrijke deadline zoals een aangifte. Zo weet je dat je die dag minder tijd hebt.
Wat gedaan is vink je af, dit geeft een goed gevoel en als je met meerdere mensen op het bedrijf werkt, geeft het voor elke medewerker een mooi overzicht van de uitgevoerde taken. Komt er onverwachts toch iets tussen, verplaats dan de geplande taken naar een ander moment en schrap ze niet zomaar. Dit geldt voor het werk in je stal én voor je administratief werk. Plan ook dit in!
Orde is je beste vriend
Zoeken naar materiaal of tot de vaststelling komen dat je iets tekort hebt net op het moment dat je aan een taak wil beginnen, kost je enorm veel tijd. Je verliest tijd met zoeken, je moet materiaal bijhalen of je planning omgooien omdat je de taak niet meteen kan uitvoeren. Herkenbaar? Om tijd te besparen is orde je beste vriend! Zorg dat je materiaal altijd op dezelfde plaats ligt. Kies een logische plaats, zodat je er makkelijk bij kan.
Vaak loont het om te investeren in extra klein materiaal zoals een verlengsnoer, een behandelbakje, koffer met klein gereedschap, borstel, schep… Zorg dat dit beschikbaar is in elke stal, zo moet je niet telkens je volledig bedrijf doorkruisen als je iets nodig hebt. Ook orde in je opslagruimte is belangrijk om te voorkomen dat je plots zonder materiaal valt, of zaken bestelt die je eigenlijk nog op voorraad hebt. Kies een logische plaats voor je opslagruimte. Dit kan één centrale opslagruimte zijn voor je volledige bedrijf, of een specifieke opslagruimte per stal met daarin het specifieke materiaal voor die stal.
Schep orde met 5S
Met 5S schep je in vijf heldere stappen orde in je werkplek en je processen.
- Scheiden: gooi weg wat je niet echt nodig hebt.
- Schikken: geef wat je nodig hebt een logische, ergonomische en visuele vaste plaats.
- Schoonmaken: hou je materiaal en werkplek schoon en netjes, zodat alles altijd klaar is voor gebruik.
- Standaardiseren: zorg voor goede protocollen ('de gouden standaard'), zodat fouten maken niet mogelijk is.
- Standhouden: hou vol, zorg dat je werkplek overzichtelijk blijft.
De meerwaarde van 5S beperkt zich niet tot je fysieke werkomgeving. Ook op andere vlakken kan je deze methode doortrekken.
Efficiëntie in de stal en op je bureau: kleine dingen maken het verschil
Ook administratie vraagt veel tijd. Net zoals in de stal kan je met orde veel tijd winnen. Zorg ervoor dat je administratie een logische plaats krijgt. Dit kan ofwel fysiek, zoals bijvoorbeeld een bakje met “te betalen facturen” als digitaal met bijvoorbeeld een mapje in je mailbox voor facturen. Kies een systeem dat bij jou past. Hetzelfde geldt voor de opmaak van een takenlijst en een planning. Dit kan in een app of digitale agenda, maar werkt even goed als je de taken in een schrift noteert en de planning op een bord schrijft.
Looplijnen: schrap onnodige bewegingen
Heb je je al afgevraagd waarom je op je bedrijf van punt A naar punt B loopt en niet anders? Vaak voeren we taken uit vanuit een bepaalde routine en in een bepaalde volgorde. Die routine ontstond waarschijnlijk vanuit een bepaalde logica, maar is het nog steeds logisch? Neem daarom eens afstand van je manier van werken en bekijk ze kritisch. Soms helpt het om dit met iemand extern te bespreken.
Ook de uitvoering van je dagelijkse taken kan je kritisch bekijken. Bij de evaluatie kan het helpen om alles uit te schrijven. Een werkinstructie of protocol is ook handig als er onverwacht iemand jouw taken moet overnemen.
Efficiënter werken met een goede planning en doordachte looplijnen
De info in deze rubriek kwam tot stand via de LEADER-projecten "Weerbaarheid van boer tot varken en terug in de Westhoek" en "Weerbare varkens en boeren in Midden West-Vlaanderen", en " "Melkveebedrijven in de Westhoek willen met nieuwe arbeidskrachten hun levenskwaliteit verbeteren" en “Nieuwe doelgroepen aan de slag op melkveebedrijven in Midden-West-Vlaanderen" in samenwerking met onze partners.
