Ontbijt of picknick als afzetkanaal in de korte keten

Zorg dat de klant duidelijk weet wat hij kan verwachten en hoe de bestelling verloopt. Zo vermijd je bijkomende vragen en misverstanden. Vermeld daarom volgende info:

• welke producten het pakket bevat en waar ze vandaan komen;  
• of je servies en bestek voorziet, eventueel met een waarborg;  
• de uiterste besteldatum en het afhaal- of levermoment;  
• het minimale aantal personen;  
• de precieze kostprijs per volwassene en per kind (vanaf 3 jaar);  
• op welke dagen en uren je eventueel aan huis levert;  
• hoeveel levering aan huis kost (zie ook ‘Transport’).  

Daarnaast zijn volgende aandachtspunten belangrijk:

• Voorzie in het bestelformulier ruimte voor een opmerking van de klant, bv. waar je de levering kan neerzetten. 
• Een goede administratie bijhouden van de bestellingen is cruciaal.  
• Afhaalmaaltijden aanbieden vergt tijd en organisatie. Overweeg goed of je dit permanent doet of enkel bij speciale gelegenheden, bv. Moederdag.  
• Overweeg een online inschrijvingsformulier, bv. via Google Formulier.
• Vraag bij de reservatie de naam, het leveringsadres en een gsm-nummer van de klant.  
• Vraag om vooraf te betalen.  
• Bevestig de reservatie en het aflevermoment. Maak daarvoor een standaardtekst, waarin je ook andere afspraken meegeeft, zoals waarborg en openingsuren. Voeg een link toe naar je website of Facebook-pagina, zodat klanten je volledige aanbod ontdekken.  

De klant vooraf via overschrijving laten betalen is aangeraden, zodat je inkomsten gegarandeerd zijn. Komt de reservatie laattijdig binnen, dan kan je een betalingsbewijs opvragen. Formuleer welke mededeling de klant moet noteren bij zijn overschrijving, bv. datum, naam, aantal personen.  

Er zijn verschillende opties om het pakket aan te bieden. Afhankelijk van het aantal personen en de locatie van consumptie kies je voor een kartonnen doos, een groentekistje, cadeaumanden van 100% West-Vlaams, herbruikbare zakjes van 100% West-Vlaams of een herbruikbare picknickmand. Denk daar vooraf even over na, zodat je de verpakkingen tijdig kunt aankopen.  

Bij thuisleveringen moet je de producten apart verpakken. Dat is een uitdaging bij korteketenproducten, omdat je niet aan kwaliteit wil inboeten. Deze suggesties kunnen je helpen:  

• verpak brood in een kleine broodzak;  
• bied confituur, choco en boter aan in een glazen bokaaltje;  
• bied fruitsap aan in glazen fles;  
• en verpak beleg in plastic folie of boterpapier. Ga voor praktisch beleg, zoals droge worst, een stukje kaas of een potje paté.  
• Fruit heeft geen verpakking nodig.  

Je kan ook kiezen om het brood al te beleggen. Zo heb je minder verpakking nodig. Weet wel dat het brood minder lang krokant blijft. Communiceer duidelijk, zodat klanten weten wat ze kunnen verwachten.  

• Voor een afhaalpakket om thuis te consumeren, is servies niet nodig.  
• Gebeurt de consumptie op verplaatsing, dan is servies wel nodig. Een waarborgsysteem kan daarvoor een oplossing zijn. 

Vandaag bestaan er al verschillende herbruikbare of gerecycleerde verpakkingsmaterialen. Denk bijvoorbeeld aan een picknickmand, verpakkingen in glas of hardplastic, een duurzaam geproduceerde papieren tas of taartdoos.  

Een duurzame verpakking oogt smakelijker, kwalitatiever en milieubewuster. Hou er wel rekening mee dat duurzame verpakkingen vaak een grotere investering vergen. Bovendien weegt glas meer in de fiets- of draagtas en moet het teruggebracht worden via een waarborgsysteem. Communiceer met klanten over je keuzes.  

Duurzame verpakkingen hebben vaak een (bio)label. Raadpleeg hier de brochure ‘Duurzame verpakking’ van 100% West-Vlaams.

Komen consumenten niet op het erf of kunnen ze de boerderij (tijdelijk) niet bezichtigen? Grijp dan andere kansen om te communiceren over je bedrijf, bijvoorbeeld via een folder, een bedankingskaartje: bv. “Dank je wel om bij ons lokaal te kopen”, een nieuwsbrief, een wedstrijd, bv. “Hoe goed ken je ons bedrijf?” of een voucher voor korting bij een boerderijbezoek. Geef ook wat meer uitleg over de producten in het pakket: bv. "Wat is het en wat is de herkomst?"

Maak je aanbod actief bekend bij mogelijke klanten via je hoevewinkel, sociale media, een mailing of een banner in je e-mailhandtekening. Of communiceer via derden, zoals bakkers, de toeristische dienst, logiesuitbaters, de lokale pers en de gemeente. Lift mee op campagnes als de Week van de Korte Keten. Wil je je echt toeleggen op dit aanbod? Denk dan aan een webshop en voorzie een leuke naam en presentatie voor je afhaalformule(s).  

Speel je troeven uit. Denk bijvoorbeeld aan lekker, gemakkelijk, lokaal, unieke producten en verpakkingsarm. En schep duidelijke verwachtingen met foto’s en omschrijvingen.

Logistiek vraagt tijd en kost geld. Maak tijdig een haalbare planning. Communiceer duidelijk over de maximale afstand en eventuele kost:  

• We leveren gratis in een straal van x km of in de gemeenten X, Y en Z.  
• Verderaf? Dan vragen we een bijkomende kost van € X / km.  

Plan je ritten vooraf, zodat alle pakketten tijdig afgeleverd zijn. Voorzie eventueel ook meerdere wagens als je op korte tijd heel veel pakketten moeten bezorgen, bv. voor een vaderdagontbijt. Houd de koude keten indachtig. Een frigowagen, frigoboxen en koelelementen kunnen daarbij helpen.