Verzamel info over je klant
Klantgegevens verzamelen biedt heel wat voordelen: je kan gericht communiceren, klanten op de hoogte houden van acties en nieuwigheden, en een duurzame relatie opbouwen. Tegelijk moet alles volledig conform de GDPR‑regels gebeuren. De volledige fiche geeft alle details; hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten.
Alleen verzamelen wat nodig is
Je mag enkel gegevens opvragen die noodzakelijk zijn voor je werking. Naam en e‑mailadres zijn logisch, maar bijkomende info zoals geboortedatum, gsm‑nummer of woonplaats mag je alleen vragen als je die echt nodig hebt. Gevoelige gegevens zoals rijksregisternummers of identiteitskaartnummers horen nooit thuis in een inschrijfformulier voor een event of nieuwsbrief.
Iedereen die gegevens achterlaat, moet duidelijk kunnen aangeven dat hij of zij de voorwaarden rond gegevensgebruik heeft gelezen. Dat gebeurt via een verplicht aanvinkvakje. Voor communicatie over andere activiteiten is een apart, optioneel vakje nodig. Je mag klanten dus niet automatisch toevoegen aan nieuwsbrieflijsten zonder hun expliciete toestemming. Die toestemming moet je ook kunnen aantonen.
Rechten van klanten respecteren
Klanten hebben het recht om te weten welke gegevens je bewaart en waarom. Als iemand vraagt om zijn gegevens in te kijken of te laten verwijderen, moet je dat correct en volledig uitvoeren. Bewaar daarom alleen wat nodig is en zorg dat je gegevens veilig en afgeschermd zijn.
Breng in kaart welke gegevens je bewaart, waar ze staan en wie er toegang toe heeft. Denk ook praktisch: vaak kom je al ver met communicatie via sociale media, waar klanten je vrijwillig volgen. Bij online bestellingen is het logisch dat je contactgegevens gebruikt voor opvolging, maar niet voor andere doeleinden zonder toestemming. Wie een duurzaam systeem wil opzetten, kan best advies vragen aan een GDPR‑expert.
