Vijf concrete tips voor efficiëntiewinst
"Volle gas vooruit" is het motto van heel wat ondernemers. Stilstaan en uitzoomen, het ligt wellicht niet in je aard. Toch kan het interessant zijn om je structurele kosten en workflow eens in kaart te brengen. Met kleine aanpassingen in je processen boek je misschien wel grote winsten. Je arbeid innovatief organiseren, je interne werkprocedures aanpassen en verspilling elimineren zorgen voor een efficiëntere organisatie van je productie en verkoop. En dat verstevigt je marktpositie!
Gedurende tweeënhalf jaar begeleidden POM West-Vlaanderen en Inagro 45 kleinschalige voedingsproducenten in de verbetering van hun workflow. Wat ze daaruit leerden, verzamelden ze in beknopte fiches, handige rekenbladen en inspirerende filmpjes van collega-producenten. Ze lichten er vijf tips uit die ook voor niet-verbreders interessant zijn. Lees, pas toe en ontdek de efficiëntiewinst.
TIP 1. Investering? Bereken de terugverdientijd
Overweeg je te investeren, bereken de terugverdientijd van je investering. Die vertelt je welke periode nodig is om de totale kost van de investering terug te verdienen met de opbrengsten die de investering met zich meebrengt. Zo kan je verschillende opties gemakkelijk met elkaar vergelijken.
- Investering: wat zijn alle kosten van de investering? bv. de aanschafkosten en de eventuele installatie- of sloopkosten, min de subsidieopbrengsten en eventuele opbrengsten bij verkoop oude installatie.
- Besparing: wat levert de investering je op jaarbasis op? bv. minder personeelskosten, geen verbruiks- en onderhoudskosten meer van oude machines, snellere productie, … Van die besparing trek je eventuele jaarlijkse onderhouds- en verbruikskosten af van de nieuwe machine.
TIP 2. Vermijd bewegingsverspilling
Wist je dat er wel negen verspillingsvormen zijn? Het zijn handelingen of activiteiten die geen meerwaarde bieden. Denk aan bewegingsverspilling, alle tijd die je nodig hebt om materialen te halen of je te verplaatsen van de ene naar de andere ruimte. Dat heeft een directe negatieve impact op je werkefficiëntie, je productiviteit én de ergonomie.
Neem daarom je stappen onder de loep, letterlijk. Op een plattegrond teken je alle fysieke stappen van een bepaalde medewerker uit. Die loopbewegingen kan je vervolgens optimaliseren. Denk tegelijk na over de ideale lay-out van je werkplek. Materiaal dat vaak nodig is, moet dichtbij zijn. Heb je bouw- of verbouwplannen? Laat een externe adviseur meedenken over je erfordening en looplijnen. Lees er meer over.
TIP 3. Zorg voor een uitgekiend voorraadbeheer
Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten heb je verschillende voorraden, grondstoffen die je nodig hebt voor je productie of het onderhoud van machines. Aankoop, opslag en eventueel verlies kosten geld. Tegelijk heb je een bepaald voorraadniveau nodig om je bedrijf te laten draaien. Een goed evenwicht tussen voldoende en niet te veel voorraad is van cruciaal belang.
- Breng je voorraadsituatie in kaart met data als bestel-, voorraad- en transportkosten, exacte levertermijnen en prijsstaffels.
- Maak een onderscheid tussen je werkvoorraad (het gemiddelde, normale volume aan producten dat je verbruikt in productie) en je veiligheidsvoorraad (een buffervoorraad die onvoorziene gebeurtenissen opvangt).
- Hanteer het principe “First In First Out” voor producten met een beperkte houdbaarheid. Plaats oudere producten vooraan en de nieuwste producten achteraan zodat je de oudste producten het eerst opgebruikt.
TIP 4. Schep orde met 5S
Vindt iedereen op elk moment vlot wat hij of zij nodig heeft? Dan wordt het werk aangenamer, verliezen jij en je medewerkers minder tijd en worden er minder fouten gemaakt. Met 5S schep je in vijf heldere stappen orde in je werkplek en je processen.
- Scheiden: gooi weg wat je niet echt nodig hebt.
- Schikken: geef wat je nodig hebt een logische, ergonomische en visuele vaste plaats.
- Schoonmaken: zorg ervoor dat alles altijd klaar is voor gebruik.
- Standaardiseren: zorg ervoor dat fouten maken niet mogelijk is.
- Standhouden: hou je werkplek overzichtelijk.
De meerwaarde van 5S beperkt zich niet tot je fysieke werkomgeving. Weet dat je deze methode op andere vlakken kan doortrekken. Herschik bijvoorbeeld je mailbox en de verkenner op je computer.
TIP 5. Maak taken zichtbaar op een taak- en teambord
Voor kleinschalige familiebedrijven met een klein team lijkt een grondige planning misschien bijkomstig. Zij laten zich leiden door hun buikgevoel en routines. Toch is plannen de beste manier om efficiëntie en continuïteit te garanderen. Je slaat geen belangrijke stappen over en als iemand uitvalt, weet zijn of haar vervanger precies wat doen.
Grondig plannen hoeft trouwens helemaal niet veel geld te kosten. Maak een handig taak- en teambord. Ga voor een whiteboard waar je de planning op neerschrijft of met magnetische strips visualiseert, stel een Excel op of gebruik een gespecialiseerde digitale tool. Wil je alle medewerkers betrekken? Organiseer dan op vaste tijdstippen een kort formeel overleg met een vaste structuur of agenda. Zo kan je je organisatie en planning voortdurend evalueren en verbeteren.
Meer inzetbare tips?
Deze kennis werd samengebracht in het plattelandsontwikkelingsproject SPRONG (Stroomlijnen Processen & Rendement Optimalisatie leidt tot beter Netwerk & Groei) met POM West-Vlaanderen en Inagro als partners en met steun van het ELFPO, Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland.
