Volle gas vooruit? Of toch eens stilstaan en uitzoomen...
"Volle gas vooruit" is het motto van heel wat korteketenproducenten. Stilstaan en uitzoomen, het ligt wellicht niet in je aard. Toch kan het interessant zijn om je structurele kosten en workflow eens in kaart te brengen. Met kleine aanpassingen in je processen boek je misschien wel grote winsten. Deze 10 tips zetten je alvast op weg. Goesting in meer? Bekijk onze beknopte fiches, handige rekenbladen en inspirerende filmpjes van collega-producenten.
Je arbeid innovatief organiseren, je interne werkprocedures aanpassen en verspilling elimineren zorgen voor een efficiëntere organisatie van je productie en verkoop. En dat verstevigt je marktpositie in het korteketennetwerk! Gedurende tweeënhalf jaar begeleidden POM West-Vlaanderen en Inagro 45 kleinschalige voedingsproducenten. Wat we daaruit leerden, verzamelden we in beknopte fiches, handige rekenbladen en inspirerende filmpjes van collega-producenten die we binnenkort online zetten.
Netwerkevent smaakt naar meer
10 inspirerende tips stelden we voor tijdens een netwerkevenement op woensdag 1 juni. Dat evenement startten we met een rondleiding in het atelier van Dierendonck Butchery. Zaakvoerder Hendrik gaf een boeiende getuigenis en onderstreepte het belang van continue verbetering. Daarna mochten we Henk Deprez van Moore Business Consulting en Brian Legein van Ellis Consulting verwelkomen, die vanuit hun ervaringen tips deelden, aangevuld met praktijkgetuigenissen. De deelnemers waren heel enthousiast over deze boeiende avond.
Heb je het netwerkevenement gemist? Spijtig! Gelukkig vatten we de tips en getuigenissen hieronder samen. Een uitgebreider verslag en meer concrete tips vind je in de PowerPoint-presentatie en onze beknopte fiches.
TIP 1: pas first in, first out toe
In de voedingssector is houdbaarheid cruciaal. Met een systeem als FIFO (First In, First Out) gaan de producten die eerst in je magazijn aankomen er ook als eerste weer uit. Zo vermijd je kosten, win je tijd en verminder je voedselverspilling.
TIP 2: bepaal de juiste verkoopprijs
Je weet perfect hoeveel je aan elk product verdient als je strategische beslissingen over kostprijs, verkoopprijs en toegevoegde waarde neemt op basis van feiten. Ambieer je winstgevendheid en uitermate tevreden klanten? Investeer je beperkte tijd, middelen en energie in de juiste dingen.
Dankzij deze oefening kennen we onze meest winstgevende producten en klantengroepen. We weten nu perfect waarop we moeten focussen om met minder inzet dezelfde of zelfs meer winst te behalen.” - 't Groendal
TIP 3: schep orde
Met 5S schep je in vijf stappen orde in je werkplek, administratie en processen. Scheiden, sorteren, schoonmaken, standaardiseren én systematiseren creëert rust. Jij en je werknemers vinden altijd vlot wat jullie nodig hebben, waardoor jullie minder tijd verliezen en minder fouten maken.
TIP 4: voorzie de juiste hoeveelheid voorraad
Zoek jij naar voldoende voorraad, zonder overschotten en tekorten? Door je situatie in kaart te brengen en je magazijn overzichtelijk en visueel te organiseren, detecteer je snel afwijkingen en vermijd je voorraadtekorten.
Sinds kort werken we met goedkope magnetische strips waarin we zelf een identificatielabel plaatsen. Zo hebben we meteen een zicht op de voorraad van producten in ons magazijn.” - Den Ouden Advokaat
TIP 5: schrap onnodige bewegingen
Neem letterlijk je stappen onder de loep! Ga op een plattegrond na welke routes jij loopt bij je dagelijkse productieactiviteiten. Zo zie je waar veel verplaatsingen samenkomen en hoe ver alles uit elkaar ligt. Ga je voor 3D, dan analyseer je meteen ook de indeling van rekken en kasten.
TIP 6: maak taken zichtbaar
Wat moet er gebeuren en wie doet welke stap? Een dag op je bedrijf kan chaotisch zijn. Maak daarom een handig en overzichtelijk taak- en teambord. Ga je voor een whiteboard, stel je een Excel op of gebruik je een gespecialiseerde digitale tool? Hoe je je organiseert, kies je helemaal zelf.
Wij hebben heel weinig plaats in onze productieafdeling voor een planningsbord. Met zelfklevende whiteboardfolie kwamen we eenvoudig tot een overzichtelijk planningsbord op onze diepvriesdeuren met visualisatie van taken per dag.” - Hoeve Zuid-Bellegoed
TIP 7: standaardiseer de manier van werken
Maak invallen voor een afwezige medewerker mogelijk met handige werkinstructies! Beschrijf het werkproces actiegericht en stap per stap in korte, krachtige zinnen in gebiedende wijs. Nummer de stappen en verduidelijk met foto’s of schema’s. Licht het nut toe en maak afwijkingen onmogelijk.
TIP 8: vereenvoudig het bestelproces
Telefoon, e-mail, webshop… Klanten bestellen volgens hun voorkeur. Door alle bestellingen in één Excel samen te brengen, behoud je het overzicht. Je ziet onder meer hoeveel je verkoopt van elk product. Dat is meteen een stevige basis voor je facturatie. Van een extra troef gesproken!
Oorspronkelijk kwamen alle bestellingen binnen via alle mogelijke kanalen, denk aan e-mail, Whatsapp, Messenger. Nu laten we bestellingen enkel nog via één platform binnenkomen, wat ons een enorme tijdsbesparing oplevert.” - 't Hof van de Rhille
TIP 9: plan een formeel overlegmoment
Kleine organisaties communiceren vaak informeel en ad hoc, maar lopen zo het risico dat informatie verscholen blijft. Formeel intern overleg helpt om de betrokkenheid van medewerkers te verhogen. Vaste momenten, een vaste structuur en een concreet doel brengen iedereen op één lijn.
TIP 10: digitaliseer de bestelflow
Werk je met recepten of samengestelde pakketten? Dan moet je de voorraad van meerdere producten checken en aanpassen. Investeer in goede software. Dat helpt om een totaaloverzicht van het aantal bestellingen te behouden, minder bestellingen te vergeten, laat analyses toe van bijvoorbeeld verkochte aantallen en kan automatisch gelinkt worden met voorraad, nodige ingrediënten, aanmaak van etiketten, werkorders en facturatie.
Met behulp van een voorgeprogrammeerde rekentool weet ik hoeveel ingrediënten ik nodig heb om een welbepaalde hoeveelheid confituur te maken. Ook de etiketten kan ik automatisch genereren. Dat bespaart me veel werk bij het inplannen van werkorders.” - Buitengewoon Beirens
Klaar om jouw processen en workflow te optimaliseren?
Het plattelandsontwikkelingsproject SPRONG (Stroomlijnen Processen & Rendement Optimalisatie leidt tot beter Netwerk & Groei) kwam tot stand met steun van VLM, de Provincie West-Vlaanderen en het ELFPO, Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland.