Hoe krijg je orde in je mailbox?
Steeds meer bedrijven en organisaties communiceren alleen nog maar via e-mail. Ook facturen en andere belangrijke documenten worden vaak enkel nog digitaal opgestuurd. Het is dus belangrijk dat je je mailbox goed opvolgt om geen belangrijke documenten te missen.
Veelheid aan e-mails: mis geen belangrijke documenten!
Dagelijks komen heel wat e-mails binnen in je mailbox. Sommige zijn interessant, andere minder. Hierdoor verliezen veel ondernemers het overzicht. Door sommige mails niet te lezen lijden ze financiële schade.
- Facturen worden niet of te laat betaald waardoor er extra kosten in rekening gebracht worden.
- Sociale rechten raken niet geactiveerd omdat instanties bijkomende vragen stelden die niet werden beantwoord.
- Subsidies worden niet uitbetaald omdat er nog een detail in het dossier aangevuld moest worden.
- ...
Werk met een mappenstructuur
In elk e-mailprogramma is er een mogelijkheid om mappen te maken. Maak voor belangrijke soorten e-mails een speciaal mapje. Bijvoorbeeld:
- Facturen: voor mails van je leveranciers met te betalen facturen.
- Boekhouding: mails van je boekhouder, je bedrijfseconomisch adviseur, alles wat met boekhouding te maken heeft.
- Afnemers: op te volgen mails van je afnemers.
- Overheid: op te volgen mails van overheidsdiensten.
- Interessante reclame: reclame die nog interessant kan zijn en die je later nog in detail zal bekijken.
Je kan deze structuur als inspiratie gebruiken om mappen te maken die interessant zijn voor je eigen situatie.
Creëer gewoontes
1. Maak er een gewoonte van om je e-mails te ordenen. Houd je inbox zo leeg mogelijk door mails te ordenen.
- Wanneer je een e-mail ontvangt, plaats je deze meteen in het juiste mapje.
- Wat je zeker niet meer nodig hebt kan je meteen verwijderen.
2. Voorzie een vast moment in de week om de mails in deze mappen dan verder te verwerken: facturen betalen, vragen beantwoorden, ...
3. Wanneer je een mail hebt verwerkt:
- verwijder de mail
- of verplaats de mail naar een map "verwerkt". Zo doe je geen dubbel werk en zijn verwerkte mails uit het zicht.
4. Als je e-mails krijgt met zaken die later nog opgevolgd moeten worden, noteer deze deadlines op de juiste datum in een agenda.
5. Quick-win! Ontvang je reclame e-mails die je niet meer wil ontvangen, schrijf je dan uit! Bij de meeste reclame e-mails staat er onderaan de mail een link waarmee je jezelf eenvoudig kan uitschrijven. Indien niet kan je de mail ook beantwoorden met de vraag je e-mailadres te schrappen.
Heb je hierover nog vragen?
BRON: Boeren op een kruispunt vzw - Hoe krijg je orde in je mailbox? | Hulporganisatie voor (boerenopeenkruispunt.be)
