Belhop - organiseren activiteit

Een activiteit organiseren op mijn bedrijf, hoe begin ik eraan?

Mensen op je hoeve brengen, zet je bedrijf en aanbod in de kijker. Het vergt heel wat tijd en slimme organisatie om dit tot een goed eind te brengen. Wil je een activiteit organiseren op jouw bedrijf, maar weet je niet goed hoe hieraan te beginnen? Wij zetten je graag op weg met een algemeen stappenplan dat je hierbij kan helpen.

Bij de organisatie van een boerderijbezoek, opendeurdag, speurtocht… op jouw bedrijf komen verschillende aspecten kijken. Maak een goed plan van aanpak en overzicht voor je er effectief aan begint. Het doorlopen van volgende stappen zet je op weg.

Onze literaire wandeling is dankzij de unieke samenwerking met de auteur een haalbare en toch unieke publiekstrekker.

Muriël Derycke

Adviseur landbouweducatie

Belhop - organiseren activiteit

Stappenplan tot een geslaagde boerderijactiviteit:

Stap 1. Bepaal je doelstellingen: Wat wil je bereiken?

Wil je meer naamsbekendheid, een betere verkoop of wil je een nieuw concept lanceren? 

Stap 2: Bepaal je doelgroep: Wie wil je bereiken?

Zet je in op passanten zoals wandelaars en fietsers of mik je op nieuwe klanten? Doel je op enkel volwassenen of kinderen, of wil je liever gezinnen met kinderen…?  

Stap 3: Maak een projectfiche of plan van aanpak op.

Zet een tijdslijn op en een omschrijving wat je wanneer doet met een eventuele taakverdeling. Bepaal je partners en zorg bovendien voor goede afspraken. Door samen te werken bereik je vaak voordelen, zo kan je kosten of arbeid delen en origineel uit de hoek komen. Bekijk ook wat er nodig is, zoals infrastructuur.  

Tip: Probeer samen te werken, ga voor co-creatie. Het kan je vele voordelen opleveren:

  • Je kan financiële kosten delen.
  • Je creëert een dynamisch, creatief en innovatief netwerk en extra publiek.
  • Je zorgt voor verbinding tussen ondernemers, de buurt en de lokale gemeenschap.
  • Je zorgt voor versterking op vlak van expertise en competenties.

Stap 4. Bepaal de frequentie.  

Is de activiteit eenmalig, of wil je ze op regelmatige basis opnieuw organiseren: wekelijks, maandelijks of jaarlijks? Of wordt het een doorlopende activiteit zoals een wandeling? Stem dit af met activiteiten op je bedrijf. Zorg eventueel voor duurzamer bv. afwasbaar, herbruikbaar, materiaal als dit meermaals zal worden hergebruikt.  

Stap 5. Bepaal de intensiteit en de dynamiek.  

Ga je mensen begeleiden of zijn de bezoekers zelforganiserend en hoef jij er niet per se bij te zijn, zoals bij een wandeling? Of voorzie je minimale begeleiding? 

Belhop - organiseren activiteit

Je doelgroep bepaalt je aanpak.

Adviseur landbouwverbreding

Hoevepicknick

Stap 6. Bekijk het financiële plaatje. 

Bepaal je werkuren, extra kosten en uiteindelijk de consumentenprijs. Zeker als je wil herhalen. Bepaal je voor kinderen andere prijzen dan voor volwassenen? 

Stap 7. Marketing en communicatie. 

Vertel waarvoor je staat en wat je te bieden hebt, dit kan zowel online als offline. Wees altijd transparant. Gebruik zeker meerdere communicatiekanalen, maar je website vormt een belangrijk startpunt.

Belhop - organiseren activiteit

Meer info

​​​Ga zeker eens aan de slag met dit stappenplan bij de organisatie van een activiteit. Je kan ook een kijkje nemen op andere relevante pagina’s zoals deze over de promotie voor een activiteit en de pagina over gebruiksvriendelijke communicatietools.

​Zit je toch nog met vragen over de organisatie van jouw activiteit? Wij helpen je graag verder!